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新南威尔士州豪华公寓建筑商 因高额债务而倒闭
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董事需要给清算师什么样的公司的记录?

董事需要给清算师什么样的公司的记录?

很多公司清算开始的时候,董事将清算师视为能保护他不被税务债务和债权人追债的救世主,但是当调查开始时,董事可能会将清算师视为他们的敌人啦。

董事需要给清算师哪些的公司的记录

法律要求董事在任命清算师后交出其清算公司的账簿和记录。 董事还有义务协助清算人履行职责,这可能意味着帮助清算人了解账簿和记录中的内容并解释过去的交易。

这会给董事带来一种内部冲突感。 董事们知道他们的行为可能会在清算过程中受到调查。 因此,他们担心自己的责任,例如可能因允许与他们的行为有关的资不抵债交易和/或可撤销交易而承担责任。

然而,处理这种冲突的最好方法是从清算人任命的角度来看,账簿和记录完全透明。 这是最配合清算人调查的行动,并且可以避免事后对澳大利亚证券和投资委员会 (ASIC) 的检查和投诉。 公司账簿和记录披露并不意味着董事不能就这些交易跟清算人解释和争论,例如交易是否非商业或不适当。

在这里,我们深入探讨董事移交账簿和记录的义务,并研究董事应如何履行这一义务。

《2001 年公司法》(联邦)第 530A 节规定了董事需要移交公司账簿和记录给清算师的义务。 本节规定,一旦进入清算程序,公司管理人员必须在切实可行的范围内尽快将其持有的与公司有关的所有账簿和记录交给指定的清算人。

与管理人员(在本例中为董事)的这项义务相对应的是清算人有权要求查阅公司的账簿和记录(参见《2001 年公司法》(Cth) 第 530B 节)。

那么,“账簿” 到底包括什么呢? 2001 年公司法 (Cth) 对“账簿和记录”进行了广泛定义; 登记簿、任何记录或信息、财务报告或记录,或文件。 该法第 9 条还对“财务记录”进行了极其广泛的定义。 这意味着它将包括公司计算机服务器,并可立即访问任何正在使用的云软件(例如会计和预算软件)。 公司董事确实没有余地争辩清算人无权收取与公司事务有关的副本或原始文件。

清算人从第一天起就需要这种访问权限。 这部分是因为必须开始清算人的调查和报告,部分是因为清算人需要保护记录免受任何潜在的篡改。

请注意,作为董事,您应该确保在清算开始之前您有一份记录副本,以防您需要访问它们以正确回应清算人的任何索赔(并可能为自己辩护)。

董事考虑延迟将账簿和记录移交给清算人是没有意义的。最好将所有文件一起并在任命的第一天交付,这让清算人有责任采取下一步行动,并以专业的方式制定清盘程序。 在启动清盘程序之前,仔细考虑企业的财务结构也会更好地服务于这项工作。

在清算终极指南第 2 部分:准备清算中阅读更多关于董事准备清盘的最佳步骤。

如果这些账簿是混乱的怎么办?

财务管理和记录保存不善是最常见的破产警告信号之一。 因此,在任命清算人时,账簿和记录往往乱七八糟也就不足为奇了。 当书籍处于混乱状态时,存在一系列风险:

1. 不充分的簿记本身可以是鉴定公司已经资不抵债的证据(参见关于 Swan Services Pty Limited(清算中)[2016] NSWSC 1724 的问题)。 这使董事面临被指控允许公司资不抵债交易的更高风险。

2. 它可以使董事对任何清算人索赔的辩护变得更加困难。 在没有准确描述所有交易特征的书面财务记录的情况下,董事如何回应不合理的董事相关交易的索赔?

如果企业陷入财务困难(最好是在企业明显资不抵债之前),值得让会计核对账目,从而在银行对账单上描述所有交易的特征。

至少,董事们应该花时间把所有的“源文件”放在一起。 也就是说,收集用于通知“主要账户账簿和记录”的原始财务记录。 这意味着现金收据/代金券、发票、借方票据、贷方票据、支票等。 董事们应该努力追踪每一个的文件(即使它是在某人的存档电子邮件文件夹中丢失的发票)。

更一般地说,所有公司董事从成立之初就应该维护好的财务记录。 出于这些目的,公司应考虑订阅可靠的会计软件服务,例如 MYOB、Quickbooks、Xero、Wave 或 FreshBooks。

另一种情况是,公司没有维护好的财务记录,董事不仅面临让公司在资不抵债后还继续交易指控的风险,而且还面临对(被清算人)视为不合理/不商业的任何交易采取追回行动的风险。

我可以在移交公司的账簿和记录之前隐藏或更改它吗?

抛开这一行为的违法性和不诚实性不谈,这样做没有什么实际意义。 通过 Austrac,清算人可以随时访问有关公司银行交易的所有信息。 因此,任何隐藏交易的企图都可能被发现,并给董事带来更糟糕的后果。

在某些情况下,董事可能倾向于不隐瞒交易,而是倾向于影响交易的特征。 例如,董事可能会试图将公司早期的提款归类为合法的业务支出(例如支付工资),而不是贷款。 但是,清盘人将根据对证据的客观评估做出自己的评估。 根据清算人的评估,从公司银行账户中取出的任何款项都可能被分配到贷款账户或归类为不合理的董事相关交易。

另请注意:

如果发现不诚实是一个因素,可能会受到刑事指控,最高可判处五年监禁。

根据 2001 年公司法(联邦)第 530C 条,清算人有义务在被要求时向清算人提供协助,并且清算人拥有强大的搜查和扣押权力(因此任何企图隐藏或更改的行为都可以很容易地被发现)。 在清算人如何获得扣押公司财产的授权书上阅读有关此权力的更多信息?

对于相关董事而言,更谨慎的做法可能是在任命前妥善记录所有交易,然后在之后与清算人协商解决任何潜在的“可疑”交易。 与混淆视听相比,这更有可能为导演带来有利的解决方案。 然而,归根结底,回答这个问题取决于个人的情况,应始终寻求专业建议。

任何律师都可能向董事提出的一条具体建议是不要承认任何不诚实行为。 担心自己可能犯下犯罪行为的人会谨慎行使其沉默权。 不诚实将董事的潜在责任从民事责任升级为刑事责任(“从煎锅里掉进火里”)。 但与此同时,在董事义务方面没有“沉默权”,因此如果问题本质上是民事而非刑事,董事不能简单地“保持沉默”。

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